Datenschutzordnung

Datenschutzordnung im Schneesportclub Horb e.V.

Präambel

 

Der Schneesportclub Horb e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Nichtmitgliedern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert mit Anmeldeformularen in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt. 

 

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

 

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten im Programmheft des Vereins und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. 

 

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Vereinsausfahrten, Freizeiten, Versammlungen.

 

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. 

 

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht. 

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional kann die Aufgabe dem Geschäftsführer zugeordnet werden, soweit die Satzung dies vorsieht. 

 

Der Vorstand nach § 26 BGB stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern, Organisatoren) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 

 

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

 

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist. 

 

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. 

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter, Organisatoren), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. 

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

 

Da im Verein keine 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1.      Der Verein unterhält Auftritte für das Internet (z.B. Homepage, Facebook, Twitter…)

 

2.      Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegen dem Ressortleiter „Öffentlichkeitsarbeit“ des Vereins.  

 

3.      Der Ressortleiter „Öffentlichkeitsarbeit“ ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder – weitergabe ist untersagt. 

 

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln geahndet werden. 

 

§ 11 Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 05.09.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.


Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO

 

 

 

Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Schneesportclub Horb e.V. (im folgenden SCH genannt) einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.

 

 

 

1. Namen und Kontaktdaten des Schneesportclub Horb e.V. sowie gegebenenfalls seiner Vertreter: 

 

 

 

Schneesportclub Horb e.V.,  Reutestr. 3, 72186 Empfingen

 

gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB,

 

Herr Roland Krespach ;

 

E-Mail: 1.vorstand@schneesportclub-horb.de 

 

 

 

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten/der Datenschutzbeauftragten:

 

 

 

Der Verein selber benötigt keinen eigenen Datenschutzbeauftragten!

 

Die zuständige Aufsichtsbehörde:          

 

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)

 

Dr. Stefan Brink

 

mailto: bsdb@lfdi.bwl.de

 

 

 

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:

 

 

 

Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung werden personenbezogene Daten aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages bzw. der Satzung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b)

 

DSGVO verarbeitet.

 

Der SCH übermittelt ohne vertragliche oder sonstige Verpflichtung auf freiwilliger Basis personenbezogene Daten an den Dachverband (DSV), an den Landesfachverband (SSV), an den Landessportbund (WLSB) und an Verbandsfunktionäre.

 

 

 

Zum Zwecke der Teilnahme  an Lehrgängen werden der Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Verein gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet.

 

Der SCH übermittelt ohne vertragliche oder sonstige Verpflichtung auf freiwilliger Basis personenbezogene Daten an Ausbilder und Trainer.

 

 

 

Zum Zwecke der Außendarstellung werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer im Internet, in Auftritten des Vereins in sozialen Medien, im Verbandsorgan „Skispur“ oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien  zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins veröffentlicht. (vgl. Artikel 6 Abs.1 lit. f) DSGVO).

 

Der SCH hat das berechtigte Interesse die Öffentlichkeit durch Berichterstattung über die Aktivitäten zu informieren.

 

 

 

Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO

 

 

 

 

 

 4. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

 

 

 

Personenbezogene Daten der Mitglieder und von Personen die am Lehrgangsbetrieb teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz an den Dachverband (DSV), dem Landesfachverband (SSV), und dem Landessportbund (WLSB) weitergegeben.

 

Übermittelt werden dabei Vorname, Nachname, Geburtstag, Geschlecht, Verein, Adresse.

 

 

 

Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs und die Bankverbindung der Lehrgangsteilnehmer werden zum Zwecke des Einzugs der Teilnehmergebühr an die Kreissparkasse Freudenstadt weitergeleitet. 

 

 

 

5. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:

 

 

 

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.  Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. 

 

 

 

Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, besondere sportliche Erfolge, Ehrungen oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen zugrunde.

 

Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.

 

 

 

6. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

 

 

 

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,

 

• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,

 

• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,

 

• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,

 

• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,

 

• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,

 

• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO

 

• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

 

 

 

7. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:

 

 

 

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft  sowie der Anmeldung zu Lehrgängen und Wettkämpfen erhoben. 

 

 

 

8. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

 

 

Die betroffenen Personen sind verpflichtet, die zur Erfüllung des Vereinszwecks notwendigen Daten dem Schneesportclub Horb e.V. bereitzustellen.

 

 

Ende der Informationspflicht!